Bạn nên biết – Kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời
Việc tổ chức sự kiện ngoài trời có rất nhiều ưu điểm như: có một không gian thoáng, có phong cách hiện đại, có thể thỏa thích trang trí mà không lo bị gò bó về diện tích, có sức chứa cho nhiều người tham dự,… Thế nhưng để có một sự kiện thành công thì bạn nên biết những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ngoài trời mà chúng tôi chia sẻ qua bài viết sau.
Bãi giữ xe
Tổ chức sự kiện ngoài trời có một nhược điểm lớn đó chính là các nhà tổ chức sự kiện phải tự lo về vấn đề để xe có khách tham gia – không giống như những sự kiện tại nhà hàng, khách hàng có bãi giữ xe riêng biệt. Nhưng nếu có cách tính toán và sắp xếp hợp lý dựa trên số lượng khách mời thì việc phân bố các bãi giữ xe ở khu vực gần nơi tổ chức cũng trở nên rất thuận lợi.
Bên cạnh đó bạn cũng cần lưu ý đến vấn đề đó là tính chất của sự kiện – mở dành cho những đối tượng nào để có thể tính toán nơi gửi xe dành cho xe máy và ô tô để tránh việc bãi đỗ xe lộn xộn, khó lấy xe khi sự kiện tổ chức xong.
Trang trí
Với những sự kiện được tổ chức ngoài trời thì vấn đề trang trí cần được quan tâm nhiều hơn. Bởi nếu trong một không gian lớn của sự kiện ngoài trời nếu không được trang trí hợp lý để làm nổi bật khu vựa trung tâm thì khu vực cần được nổi bật sẽ bị phai nhạt vào không gian rộng lớn của sự kiện làm cho khách tham gia không thấy được điểm nhấn của sự kiện là gì.
Trang trí bằng bong bóng, hoa – những phụ kiện trang trí cần thiết nhất. Ngoài ra cũng có thể kết hợp với sự sắp xếp của standee, phướn dọc, banner để khiến cho không gian bớt trống mà còn làm tăng hiệu quả về hình ảnh cho sự kiện.
Kế hoạch dự phòng
Khi toổ chức sự kiện ngoài trời điều quan trọng nhất cần lưu ý đó chính là yếu tố thời tiết thuận lợi – không mưa và không có gió quá lớn. Và bạn nên lưỡng trước những rủi ro bất thường này để có kế hoạch dự phòng hợp lý nhất.
Ngoài một kế hoạch dự phòng hợp lý thì cũng cần chú ý đến yếu tố âm thanh, ánh sáng. Ví dụ như nếu trong khu vực tổ chức sự kiện diện tích quá lớn hoặc có gió thì cần đầu tư thêm ánh sáng và âm thanh phù hợp.
Vấn đề vệ sinh
Vệ sinh ở đây là bao gồm cả vấn đề ăn uống và vấn đề vệ sinh môi trường. Bởi người Việt Nam vẫn còn một số thành phần thiếu ý thức trong việc giữ vệ sinh chung nên vấn đề xả rác bừa bãi là vấn đề khó tránh khỏi. Bạn nên bố trí những nhân viên dọn vệ sinh thường xuyên để đảm bảo mỹ quan cho sự kiện.
Bên cạnh đó, có thể thiết kế những bảng lưu ý cạnh các lối đi hay những nơi tập trung đông người để nhắc nhở mọi người vứt rác đúng nơi quy định. Tuy nhiên đi kèm với thiết kế và hành động này thì cũng nên thiết kế thêm những thùng rác tại nơi tổ chức sự kiện để khách tham dự có thể vứt rác nơi hợp lý nhất.
An ninh trật tự
Qua thống kê có rất nhiều sự kiện ngoài trời xảy ra xô sát và mang lại những hậu quả đáng tiếc. Nguyên nhân một phần là do đa số những sự kiện ngoài trời đều có số lượng người tham gia không thể chọn lọc và quản lý chặt chẽ được và do không gian quá lớn nên nhà tổ chức sự kiện khó có thể quản lý hết được.
Vì vậy khi tổ chức sự kiện ngoài trời có quy mô bạn nên tìm những địa điểm rộng nhưng phải đảm bảo và hỗ trợ về an ninh để đảm bảo vấn đề an ninh cho sự kiện để sự kiện thành công tốt đẹp nhất.
>>Xem thêm: